Cari hesap tutmak için her müşteri veya tedarikçiye ayrı bir hesap açın; açılış bakiyesini, alış ve satışları, ödeme ve tahsilatları tarih sırasıyla kaydedin. Her hareketin işletmeniz açısından neyi değiştirdiğini belirtin. Son bakiyenin yanında o bakiyeyi oluşturan işlemleri de görebildiğinizde hesabı gerçekten takip edebilirsiniz.
Bu rehberde rakamlar kurgusaldır; vergi ve belge ayrıntılarından bağımsız günlük takip mantığını anlatır. Başlangıçta iki soruya cevap arayın: “Bizim alacağımız ne kadar?” ve “Bizim borcumuz ne kadar?” Muhasebe ekstresindeki borç/alacak sütunlarının yönüyle günlük dildeki borç kelimesini birbirine karıştırmayın.
1. Her kişi ve firma için tek cari kartı açın
Cari kartında kullandığınız kısa adın yanında resmî unvanı, uygun vergi kimliğini, iletişim bilgisini ve hesabın para birimini tutun. Firmanın bir çalışanının adını biliyor olmanız, faturayı o kişinin düzenlediğini göstermez. Aynı firmanın hem kısa adı hem resmî unvanıyla iki kart açılması, ödemelerin bir hesapta, alışların diğerinde birikmesine yol açabilir.
Bir firma hem müşteriniz hem tedarikçiniz olabilir. Bu nedenle kartın türü tek başına bakiye yönünü belirlemez. Her alış, satış, ödeme ve tahsilat kendi yönüyle kaydedilmeli; aynı firmanın farklı para birimlerindeki tutarları da doğrudan toplanmamalıdır.
2. Başlangıç tarihini ve devreden bakiyeyi belirleyin
Takibe bugün başlayacaksanız, bu tarih itibarıyla açık kalan tutarı dayanağıyla kaydedin. Eski bütün işlemleri ayrıntısıyla aktaracaksanız bunları ayrıca temsil eden bir açılış bakiyesini ikinci kez eklemeyin. Açılışın hangi tarihe ait olduğu bilinmediğinde yeni ödemelerin eski borcu kapatıp kapatmadığını anlamak zorlaşır.
Örneğin müşteriden 12.000 TL alacağınızla başlıyorsanız bu tutarı “önceki dönemden devreden alacak” olarak açıklayın. Kaynak ekstreyi veya hesabın karşılaştırıldığı belgeyi saklayın. Açılış tutarı bir satış yapıldığı anlamına gelmez; daha önce oluşmuş açık hesabı yeni takip düzenine taşır.
3. Müşteri hesabını satış ve tahsilatla izleyin
Bir müşterinin ay içindeki hareketleri şöyle olsun:
- Devreden alacağımız: 12.000 TL.
- Yeni satış: 30.000 TL; toplam alacağımız 42.000 TL olur.
- Müşteri tahsilatı: 18.000 TL; kalan alacağımız 24.000 TL olur.
Hesap 12.000 + 30.000 − 18.000 = 24.000 TL şeklinde açıklanır. Tahsilatı yeniden satış olarak yazarsanız alacak kapanacağı yerde artar. Satışın gerçekleştiği tarih ile paranın geldiği tarih farklıysa iki tarih de korunmalıdır. “Bu ay ne sattım?” ve “Bugün ne tahsil edeceğim?” aynı soru değildir.
4. Tedarikçi hesabını alış ve ödemeyle izleyin
Bir tedarikçiden 100.000 TL mal aldığınızı ve 30.000 TL ödediğinizi düşünün. Başka hareket yoksa 70.000 TL borcunuz kalır. Daha sonra 80.000 TL daha gönderirseniz toplam ödeme 110.000 TL olur; fark olan 10.000 TL, bu örnekte tedarikçiden alacağınız veya sonraki alışa kullanılacak avans olarak açıklanmalıdır.
Fazla ödemeyi mevcut borca sığdırmak için alış tutarını büyütmeyin. Gerçek banka çıkışı ile ticari hareketin ayrı kaydı, hem kasayı hem cari bakiyeyi anlamlı tutar. Tedarikçiye hiç para borcu kalmaması da bütün faturaların geldiğini göstermez; beklenen faturayı ayrıca kontrol edin.
5. Her hareketin kaynağını ve vadesini yazın
Tarih, tutar, para birimi, işlem türü, açıklama ve kaynak referansı temel alanlardır. Vade, ödemenin ne zaman beklendiğini gösterir; işlem tarihinin yerine geçmez. Banka açıklaması belirsizse yalnız tutar benzerliğiyle bir firmaya bağlamayın. Belge numarası veya sipariş referansıyla destekleyin.
Ödeme birden fazla faturayı kapatıyorsa hangi belgelere dağıtıldığını kaydedin. Belgeye bağlanmamış avans ile açık faturayı aynı şey saymayın. Bir iade olduğunda ürünün geri gelmesi, para iadesi ve belge düzeltmesi farklı aşamalarda tamamlanabilir.
6. Günlük kontrolü kısa, ay sonu kontrolünü kapsamlı yapın
- Gün sonunda yeni ödemelerin doğru cari ve hesaba işlendiğini kontrol edin.
- Haftalık olarak vadesi yaklaşan borçları ve geciken alacakları inceleyin.
- Ay sonunda açılış, belge, iade ve ödeme toplamlarını aynı kesim tarihiyle karşılaştırın.
- Fark varsa yalnız son bakiyeyi değiştirmek yerine eksik veya hatalı hareketi bulun.
- Düzeltmenin nedenini ve önceki kayıtla ilişkisini koruyun.
Excel'de de aynı mantıkla başlanabilir; kayıt sayısı ve kullanıcı sayısı arttığında ortak bir düzen gerekir. Cari Tut cari hesap programında müşteri ve tedarikçi takibinin kapsamını inceleyebilir, demoda kurgusal hareketleri deneyebilirsiniz. Günlük takip ekranı, resmî muhasebe ve belge sorumluluklarının yerine geçtiği varsayılmadan kullanılmalıdır.