Ön muhasebede amaç günlük işleyişi görünür kılmaktır
İşletme sahibi için gün sonunda üç bilgi önemlidir: kasada ne kadar para bulunduğu, tahsil edilecek alacakların tutarı ve yaklaşan borçlar. Bu soruların yanıtı farklı Excel dosyalarında veya mesajlaşma uygulamalarında duruyorsa güncel durumu görmek zorlaşır. Ön muhasebe, bu günlük kayıtları düzenli tutarak karar vermeyi kolaylaştırır.
Cari Tut'ta müşteri ve tedarikçi kartları, alış ve satış kayıtları, para hareketleri, giderler ve ürünler aynı şirkete ait çalışma alanında tutulur. Bir kaydın kaynağını görmek için yalnızca özet tutara güvenmek yerine ilgili işlem listesini açabilirsiniz. Başka bir işletmenin kayıtları sizin şirketinizin bakiyelerine karışmaz.
Her kayıt aynı anlama gelmez
Satış kaydı, tahsilat yapıldığı anlamına gelmez. Alış kaydı da ödemenin tamamlandığını göstermez. Benzer biçimde stok için yapılan bir ödeme, bütün ürünlerin o ay satılmış olduğu anlamına gelmez. Bu ayrımlar günlük takibi biraz daha ayrıntılı hâle getirir; karşılığında yanlış kâr ve bakiye yorumlarının önüne geçmeye yardımcı olur.
Örneğin 60.000 TL tutarında bir satış yapıp bunun 20.000 TL'sini tahsil ettiğinizde satış ve kasa hareketinin ayrı kayıtlarda görülmesi gerekir. Aynı parayı tahsilat ekranından yeniden satış gibi kaydetmek, geliri olduğundan yüksek gösterir. Cari Tut'un hareket yapısı, belge ile ödemenin farklı olaylar olduğunu korur.
İlk kurulumda doğru bir başlangıç yapın
Şirketinizin adını ve vergi bilgilerini doldurduktan sonra kullanacağınız kasa/banka hesaplarını, carileri ve ürünleri tanımlayın. Eski kayıtlarınız varsa başlangıç için bir tarih seçin. O tarihteki alacak, borç ve stok miktarlarını doğrulayın. Aynı dönemin ayrıntılarını da içe alacaksanız açılış bakiyesinin bu hareketleri tekrar içerip içermediğini kontrol edin.
Giderlerde kira, personel, reklam ve kargo gibi anlaşılır kategoriler kullanın. Sadece “diğer” başlığına yüklenen masraflar toplamı gösterebilir, fakat maliyetin neden yükseldiğini açıklamakta yetersiz kalır. Gelir-gider takibi bu ayrımın günlük kullanımını ele alır.
Hangi kapsamları ayrıca kontrol etmelisiniz?
E-belge, banka veya pazaryeri bağlantısı kullanacaksanız bağlantının desteklediği işlemleri ve hesap yetkilerini inceleyin. Bağlantı bilgilerinin kaydedilmesi her dış işlemin doğrulandığı anlamına gelmez. Cari Tut'ta kurulum ve senkronizasyon durumu görünür olmalıdır.
Ön muhasebe takibi ile resmî defter, beyanname veya bordro hizmetlerini aynı kabul etmeyin. İşletmenizde tuttuğunuz kayıtları mali müşavirinizin istediği kapsamla birlikte değerlendirin. Ürünün mevcut ekranlarını demoda inceleyerek günlük iş akışınıza uygunluğunu görebilirsiniz.