Bir para hareketini doğru sınıflandırmak neden önemlidir?
Kasaya yatırılan para bir müşteri tahsilatı, ortak sermayesi veya alınan borç olabilir. Bankadan çıkan tutar ise kira ödemesi, geçmiş tedarikçi borcu veya başka hesaba transfer olabilir. Bunların hepsini aynı gelir-gider başlığına yazmak, nakit toplamını gösterse bile işletmenin faaliyet sonucunu yanlış yorumlamanıza yol açabilir.
Cari Tut'ta para hareketinin türü ve açıklaması ayrı kaydedilir. Gider kaydında kategori, tarih, şube ve ödeme durumu bulunur. Bu yapı, bir masrafın ne için oluştuğu ile parasının ne zaman ödendiğini ayrı incelemenize yardımcı olur. Cari hesap takibi de aynı hareketin müşteri veya tedarikçi bakiyesine etkisini gösterir.
Gideri ödediğinizde tekrar gider yazmayın
20.000 TL kira giderini kaydettiğinizi ve ödemeyi üç gün sonra yaptığınızı düşünün. İlk kayıt gideri ve ödenecek tutarı gösterir. Üç gün sonraki işlem kasadan para çıkışını ve borcun kapanmasını sağlar. Bu ödeme tekrar kira gideri olarak yazılırsa ayın masrafı gerçekte olduğunun iki katına çıkar.
Cari Tut'ta desteklenen gider ödeme akışı, masraf kaydıyla ödeme kaydını ilişkilendirir. Manuel bir banka hareketi girerken daha önce kaydedilmiş giderle bağlantısını kontrol etmeniz yine önemlidir. Aynı belgenin farklı kişiler tarafından ikinci kez girilmesi iş akışıyla da önlenmelidir.
Kategori ve şube bilgisi raporu anlamlı kılar
Kira, personel, elektrik, reklam, ambalaj ve kargo gibi düzenli kategoriler, toplam giderin nereden oluştuğunu görmenizi sağlar. Şube alanını da doldurursanız İstanbul ile Ordu gibi farklı operasyonların kayıtlarını ayırabilirsiniz. Ortak bir faturanın tamamını iki şubeye birden yazmak yerine, kaynağı ve dağıtım kararını ayrıca korumak gerekir.
Ay sonunda yükselen bir kategori gördüğünüzde işlem sayısına ve tek seferlik alımlara bakın. Reklam harcamasının artması ile tekrar girilmiş bir gider aynı açıklamayı gerektirmez. Raporun değerli tarafı yalnızca toplamı göstermek değil, o toplamın kayıtlarına geri dönmektir.
Düzenli bir aylık kontrol nasıl yapılır?
Önce ödenmemiş giderleri ve ödeme hesabını kontrol edin. Sonra eksik kategori veya şubesi bulunan kayıtları tamamlayın. Borç ve sermaye girişlerini satışlardan, anapara ödemelerini faaliyet masraflarından ayırın. Büyük demirbaş alımlarını sıradan günlük masraf gibi değerlendirmeden önce uygun sınıflandırmayı belirleyin.
Gelir-gider raporu ile aylık kâr/zarar raporunu birlikte okuyun. Özellikle stoklu işletmelerde ürün alış ödemesini doğrudan satış maliyeti kabul etmemek gerekir. Demoda gider ve para hareketinin ayrı kaydedildiği örnekleri inceleyebilirsiniz.