Para hesabı kapanınca belge işi de kapanmış olmaz
Bir tedarikçiden aldığınız ürünün parasını tamamen ödemiş olabilirsiniz. Ancak tedarikçinin düzenlemediği veya henüz size ulaşmayan faturası varsa belge takibi devam eder. Para borcunu sıfır görmek, faturaların da tamam olduğunu göstermemelidir. Cari Tut eksik faturayı bu nedenle cari para bakiyesinden ayrı tutar.
Alış girerken belgenin geldiği, beklendiği veya kısmen tamamlandığı belirtilebilir. Faturasız kayıt seçimi, işlemin gerçek stok ve borç etkisini gizlemez; otomatik olarak bir belge muafiyeti de yaratmaz. Hangi alış için fatura beklendiğinin açık olması gerekir.
Karşılaştırma aynı tutar esasında yapılır
Bir firmadan fatura beklenen 500.000 TL tutarında alış yapıldığını ve bu alışa 350.000 TL belge eşleştiğini düşünün. Aynı vergi ve para birimi esasında kalan eksik tutar 150.000 TL'dir. Firmaya ne kadar ödeme yaptığınız bu hesaplamayı değiştirmez. KDV hariç alış bedeli ile KDV dahil fatura toplamı karşılaştırılırsa fark yanıltıcı olur.
Genel toplamlar da her zaman yeterli değildir. Bir alışın fazla faturalanmış olması, başka bir alışın eksiğini kendiliğinden açıklamaz. Fatura numarası, irsaliye ve işlem açıklaması üzerinden hangi belgenin hangi alışı karşıladığını görmek gerekir. Kısmi eşleştirmede kalan tutar görünür kalmalıdır.
Firma isimleri değişebilir, kimliği doğru eşleştirin
Günlük kullandığınız kısa ad ile faturadaki resmî ünvan farklı olabilir. İsim benzerliği yararlı bir öneri sunsa da vergi numarası daha güçlü bir eşleştirme dayanağıdır. Aynı adlı farklı işletmeleri tek caride birleştirmemeye dikkat edin. Cari kartındaki ünvan ve kimlik bilgilerinin güncel tutulması sonraki belge kontrollerini kolaylaştırır.
Desteklenen gelen e-belge akışında kaynak kayıt önce incelemeye alınır. Uygun kaynak durumu ve vergi kimliği doğrulandığında mevcut alışa bağlanabilir. Sonradan değişen kaynak belge ise sessizce borcu değiştirmek yerine yeniden inceleme gerektirmelidir.
Eksik belge listesiyle ne yapabilirsiniz?
Firma bazında ne kadar fatura beklediğinizi görün. Sonra işlemleri tarihe ve açıklamaya göre inceleyin. Belgelerin bir kısmı e-postada veya başka bir sistemde kalmışsa tekrar alış girmeden doğru kayda bağlayın. Görüşme veya takip notunda hangi belgenin istendiğini açıkça yazın.
Belgeyi eşleştirirken ikinci bir borç, ödeme veya stok kaydı oluşmaması önemlidir. Fatura takibi ile cari hesap takibini birlikte kullanarak hem para hem de belge durumunu ayrı okuyabilirsiniz. Örnek kısmi eşleştirmeyi demoda inceleyin.