Fatura takibi hangi bilgileri bir araya getirir?
Bir belgenin numarası, tarihi, karşı firması ve toplam tutarı temel bilgilerdir. Günlük yönetimde bunlara vade, açık tutar, ödeme bağlantısı ve işlem açıklaması da eklenir. Cari Tut alış ve satış kayıtlarını bu bilgilerle birlikte tutarak belgenin neden oluştuğunu anlamanızı kolaylaştırır.
Belge durumu ile ödeme durumu aynı alan değildir. Alış faturası ulaşmış ancak borcu açık kalmış olabilir. Ödeme yapılmış fakat fatura henüz tamamlanmamış da olabilir. İkinci durum eksik fatura takibinde ayrıca incelenir. İki durumu tek bir “tamamlandı” işaretine dönüştürmek, yapılması gereken işi gizleyebilir.
Kısmi ödeme ve açık bakiye
80.000 TL tutarındaki bir satış için önce 25.000 TL, daha sonra 20.000 TL tahsil edildiğinde 35.000 TL açık tutar kalır. Tahsilatların doğru belgeye bağlanması, müşteriye neyin kaldığını açıklamak için önemlidir. Fatura seçilmeden girilmiş genel bir ödeme veya avans varsa, bunun belge kapama etkisini ayrıca kontrol etmek gerekir.
Vade tarihi, işlem tarihinden farklı bir soruyu yanıtlar. İşlemin hangi ay oluştuğu ile parasının hangi gün beklendiği ayrı tutulduğunda hem dönem raporu hem de yaklaşan ödeme takibi daha anlaşılır olur. Aynı belgenin geçmiş bir aya ait olması, bugün hâlâ açık olmasını engellemez.
E-belge bağlantısında kapsamı bilin
Trendyol e-Faturam gelen belge okuyucusu gibi desteklenen bağlantılar, gerekli hesap bilgileri ve yetkiler sağlandığında belgeleri inceleme kutusuna alabilir. Bağlantının kurulmuş olması tüm sağlayıcıların, bütün belge türlerinin ve sınırsız geçmişin alındığı anlamına gelmez. Desteklenen işlemler ve son başarılı senkronizasyon ayrıca görülmelidir.
İçe alınan bir belgeyi mevcut alışla eşleştirmek, yeni bir alış oluşturmakla aynı değildir. Daha önce girilmiş borç ve ürün hareketini ikinci kez üretmemek gerekir. Özellikle irsaliye ile kayıt yapılıp fatura daha sonra geldiğinde bu ayrım önem kazanır. Otomatik eşleştirme önerisi varsa bile firma kimliği ve tutar esası kontrol edilmelidir.
Ay sonunda belge kontrolü
- Aynı belge numarası veya UUID ile tekrar giriş var mı?
- İptal ya da iade kaydı kaynak işlemle ilişkili mi?
- KDV hariç tutar, vergi ve genel toplam tutarlı mı?
- Ödemeler ilgili cari ve belgeyle eşleşmiş mi?
- Eksik geçmiş veya aktarılmamış dönem açıkça belli mi?
Demoda belge ve ödeme durumlarını görebilir; ön muhasebe sayfasında bu kayıtların diğer modüllerle ilişkisini inceleyebilirsiniz. Resmî belge işlemleri ilgili sağlayıcının desteklediği yetkiler ve koşullarla yürütülür.