Şube bilgisi toplam masrafın nedenini açıklar
İstanbul'da mağazası, Ordu'da atölyesi bulunan bir işletmede giderlerin yapısı farklı olabilir. Mağazada kira ve satış giderleri, atölyede işçilik ve üretimle ilişkili harcamalar öne çıkabilir. Bütün masraflar aynı başlıkta tutulduğunda toplam görülür; hangi operasyonun ne kadar kaynak kullandığını anlamak zorlaşır.
Cari Tut'ta şubeler tanımlanabilir ve gider kayıtları ilgili şubeyle ilişkilendirilebilir. Kaydın kategori, dönem, açıklama ve ödeme durumu da korunur. Böylece sadece “bu ay toplam masraf ne oldu?” sorusuyla kalmaz, belirli bir giderin hangi operasyon için yapıldığını da inceleyebilirsiniz.
Ortak faturayı iki şubeye tam tutarla yazmayın
İki şubenin ortak kullandığı 10.000 TL tutarında bir hizmet faturası düşünün. Bu faturayı İstanbul'a 10.000 TL, Ordu'ya da 10.000 TL yazarsanız şirket raporunda gerçekte olmayan 20.000 TL gider oluşur. Dağıtımın toplamı kaynak gideri aşmamalı; hangi yöntem kullanıldığı açıklanabilmelidir.
Şube kaydı ile merkez ortak gider dağıtımı aynı şey değildir. Ayrıntılı dağıtım modülünün kurulumunuzdaki desteğini doğrulayın. Desteklenmeyen bir dağıtımı sistem kendiliğinden hesaplamış gibi kabul etmek yerine, tek kaynak kaydı ve belgeli dağıtım kararını koruyun. Doğrudan şube giderlerini de ortak giderlerden ayırın.
Ödeme yeri her zaman giderin ait olduğu yer değildir
Ordu atölyesinin elektrik faturası İstanbul'daki merkez banka hesabından ödenmiş olabilir. Bu durumda para hareketinin hesabı ile giderin şubesi farklı bilgiler taşır. Sadece ödemenin yapıldığı hesaba bakarak masrafı İstanbul'a yazmak, şube yorumunu bozabilir. Gideri ait olduğu operasyonla, ödemeyi de kullanılan banka/kasayla ilişkilendirin.
Aynı şirket içindeki para veya ürün transferini dış müşteriye yapılmış satış gibi değerlendirmeyin. Ayrı vergi numaralarıyla çalışan şirketlerde ise işlem niteliği ayrıca ele alınmalıdır. Şube ile ayrı tüzel kişiliğin aynı yönetim birimi olmadığını başlangıçta netleştirmek önemlidir.
Aylık şube kontrolünde hangi sorular sorulur?
- Şubesi boş bırakılan kayıt var mı?
- Tekrarlanan gider veya aynı belgenin ikinci girişi bulunuyor mu?
- Masrafın ait olduğu dönem ile ödeme tarihi ayrılmış mı?
- Ortak gider için açıklanabilir bir dağıtım kararı var mı?
- Şube gider toplamları şirket toplamıyla tutarlı mı?
Şube giderlerini gelir-gider takibiyle birlikte değerlendirin. Ürün maliyeti ve satış bilgisi yeterliyse operasyonun sonucunu kâr/zarar yaklaşımıyla yorumlayabilirsiniz. Mevcut şube ve gider ekranları demoda görülebilir.