Cari hesap mutabakatı, kendi işletmenizin kayıtlarıyla karşı tarafın kayıtlarını aynı tarih itibarıyla karşılaştırmaktır. Yalnızca “sizde kaç görünüyor?” diye sormak başlangıç olabilir; ancak farkın nedenini bulmak için hareket dökümü gerekir. Belge ve ödeme tarihlerini ortak bir kesim noktasında değerlendirdiğinizde sonuç yeniden kontrol edilebilir hâle gelir.
Müşteri ve tedarikçiye uygulanacak sıra benzerdir. Önce hesabın kime ait olduğunu, sonra dönemi, para birimini ve bakiye yönünü eşitleyin. Bir tarafın “borç” yazdığı tutarın diğer tarafın günlük dilde “alacak” dediği tutar olabileceğini unutmayın. Karşılaştırmada açıkça “bizim alacağımız” veya “bizim borcumuz” ifadesini kullanın.
Aynı firma ve aynı kapsamla başlayın
Kısa ticari ad, resmî unvan ve vergi kimliği arasında ilişki kurun. Aynı şirketin iki şubesiyle çalışıyorsanız karşı tarafın tek şirket hesabı mı, şube hesabı mı gönderdiğini öğrenin. Sizin yalnızca bir şubeyi kapsayan dökümünüzle onların şirket toplamı doğrudan eşit olmayabilir.
Kesim tarihini gün olarak yazın. “Ekim hesabı” yerine “31 Ekim gün sonuna kadar kayda alınan hareketler” daha anlaşılırdır. Ayrıca TL ve USD kayıtlarını ayrı tutun. İki taraf da TL karşılığı gönderiyorsa hangi tarihin ve hangi kurun kullanıldığını belirleyin; aksi durumda farkın kaynağı işlem değil değerleme olabilir.
Önce açılış bakiyesini karşılaştırın
Hareket döneminin başında aynı tutarla başlanmıyorsa ay içindeki kayıtlar eşit olsa bile son bakiye farklı kalır. İlk farklılığın eski dönemden mi taşındığını anlamak için açılışın dayanağını kontrol edin. Bir program değişikliğinde hem açık faturalar hem onları temsil eden toplam devir bakiyesi aktarılmış olabilir.
Örneğin sizin açılış borcunuz 70.000 TL, karşı tarafın alacağı 75.000 TL ise önce 5.000 TL'lik eski farkı araştırın. Ay içinde yapılan yeni bir ödeme, geçmişte neden farklı başlandığını tek başına açıklamaz. Farkı yeni ayın gideri veya satışı gibi kaydetmek sonraki raporları da etkileyebilir.
Hareketleri gruplar hâlinde eşleştirin
Belgeleri numara, tarih ve tutarla; ödemeleri banka referansı, hesap, tarih ve tutarla karşılaştırın. Bir ödemenin birkaç faturayı birlikte kapatması veya tek faturanın parçalı ödenmesi olağandır. Bu nedenle yalnız satır sayısının eşit olması aranmaz; ilişkilerin toplamı açıklanmalıdır.
Kurgu bir örnekte açılış borcu 70.000 TL, yeni alışlar 40.000 TL, alış iadesi 5.000 TL ve ödeme 60.000 TL olsun. Kalan borç 70.000 + 40.000 − 5.000 − 60.000 = 45.000 TL olur. Karşı taraf 50.000 TL alacak gösteriyorsa, 5.000 TL'lik iadenin onlarda kaydedilmemiş olması bir araştırma ihtimalidir. Aynı tutarda fark bulunması tek başına kanıt sayılmaz; iade dayanağını da karşılaştırın.
Farkı türüne göre ayırın
- Tarih farkı: Ödeme sizde ayın son günü, karşı tarafta sonraki ay kaydedilmiş olabilir.
- Eksik kayıt: Bir belge veya iade yalnız bir tarafta bulunabilir.
- Mükerrer kayıt: Aynı kaynak belge iki kez girilmiş olabilir.
- Yanlış cari: Ödeme benzer adlı başka firmaya işlenmiş olabilir.
- Tutar veya kur farkı: Aynı işlem farklı esasta karşılaştırılıyor olabilir.
Her farkın yanına kaynak, açıklama ve yapılacak işi yazın. “Araştırılıyor” kaydıyla “düzeltildi” kaydı ayrı olsun. Böylece herkes aynı konu için tekrar belge istemez ve sonraki karşılaştırmada açık işler görünür kalır.
Düzeltme sonrasında sonucu yeniden alın
Hatalı hareket bulunduğunda kullanılan sistemin düzenleme veya iptal akışını izleyin; açıklamasız toplam düzeltmesi yapmayın. Kapanmış bir dönem etkileniyorsa hangi raporun değiştiğini belirtin. Sizin kaydınız doğruysa sırf eşitlik sağlamak için onu değiştirmeyin; karşı taraftaki incelemenin sonucunu bekleyin.
Son dökümde kesim tarihi, para birimi, iki tarafın bakiye yönü ve çözülmemiş farklar birlikte yer alsın. Cari Tut cari hesap takibi hareketlerin nedenini incelemeye, fatura takibi ise belgeyle ödeme durumunu ayrı okumaya yardımcı olur. Düzenli mutabakatın hedefi yalnız rakamları eşitlemek değil, iki tarafın aynı işlemleri açıkladığından emin olmaktır.